آیا برای انجام کارهایتان عجول هستید و می‌خواهید آن‌ها را به جایی برسانید یا باید کارهایتان را تحویل دهید؟ اگر احساس می‌کنید که دائما کارهایتان به تعویق می‌افتند یا نمی‌توانید از عهده‌ی تعهدات خود برآیید، پس باید به فکر بررسی برنامه ریزی روزانه خود و تقویت مهارت‌های سازمانی‌تان باشید. بدون سازمان‌دهی مناسب، نمی‌توانید روزی متعادل داشته‌باشید و شاید حتی از سبک زندگی‌تان لذت نبرید؛ هم‌چنین، ممکن است از کمبود انگیزه و تغییر روحیه رنج ببرید و این اصلا جذاب به نظر نمی‌رسد. اما سؤال این است که چگونه برنامه ریزی روزانه کنیم؟ می‌توانید از نکات و ترفندهای بی‌شماری که در اینترنت آمده‌اند، استفاده کنید، اما تصمیم‌گیری در‌مورد مؤثر بودن آن‌ها دشوار است و با وجود تمام استرسی که در طول روز دارید، ممکن است سخت باشد که بتوانید زمان خوبی را برای شروع تعیین کنید.

نگران نباشید، ما این مشکل شما را بررسی کرده‌ایم. این مطلب شامل ۲ روش عالی برای برنامه‌ریزی زمان شما و هم‌چنین نکاتی برای سازمان‌دهی و راهنمایی‌هایی در‌مورد چگونگی تنظیم روز برای داشتن بهره‌وری بیش‌تر است. این راهنمایی‌ها می‌توانند در شروع کار کمکتان کنند و در هر قدم از برنامه‌ شما را همراهی کنند.

برنامه ریزی روزانه چیست؟

به عبارت دیگر، تعریف رسمی برنامه ریزی روزانه همان برنامه‌ریزی کردن برای هر روز خواهد بود که ترکیبی است از:

• اولویت‌بندی؛
• تنظیم تقویم؛
• مدیریت وظایف.

تمام این موارد جهت اطمینان از این‌ است که هر روز بیش‌ترین بهره را از زمان خود می‌برید. در صورتی که درست انجام شود، خواهید دید که روزهای شما به طرزی باورنکردنی‌ پربازده هستند و گام‌های بلندی را در جهت اهدافتان برداشته‌اید؛

اما اگر برنامه ریزی روزانه شما به طور اشتباه انجام شود، احساس گیر افتادن خواهید کرد؛ مثل این‌ است که درون یک چرخه حرکت کنید، بدون این‌که به مقصدی برسید.

احساس گیر افتادن هرگز جالب نخواهد بود؛ به همین دلیل، هدف از این مطلب نشان دادن روش صحیح برنامه ریزی روزانه است. به این ترتیب، وقتی هر شب به خواب می‌روید متوجه خواهید شد که در طول روز زمانتان را عاقلانه صرف کرده‌اید.

اهمیت برنامه ریزی روزانه

برنامه ریزی روزانه بسیار مهم است. همان طور که در بالا اشاره شد، این‌که کار را به‌درستی انجام دهید، به شما این امکان را می‌دهد که از هر روزتان بهره‌ی بیش‌تری ببرید؛ با گذشت زمان، احساس بهره وری بیش‌تری خواهید کرد و احتمالا حجم کارهایی که انجام خواهید داد، نسبت به روزهایی که بدون برنامه‌ریزی گذرانده‌اید، زیادتر می‌شود. با داشتن برنامه‌ای منظم و منسجم به‌خوبی برای کار آماده خواهید بود و حتی ۱ ساعت را به بطالت نمی‌گذرانید و سعی می‌کنید مسائل را کشف کنید، زیرا از قبل برنامه‌ی کارهایی را که باید به اتمام برسانید، در دست خواهید داشت و آماده‌ی حرکت به سوی اهداف روزانه‌ی خود خواهید بود؛

اما این نوع برنامه‌ریزی فقط زمان‌بندی هرروزه را پوشش می‌دهد.

زمانی که به طور کلی و جامع به موضوع نگاه می‌کنید، برنامه ریزی روزانه بیش‌تر اهمیت پیدا می‌کند، زیرا در درازمدت بهره‌وری روزانه‌ی بیش‌تری حاصل می‌شود.

تلاش‌های شما چندین برابر می‌شوند تا زمانی که به اهدافتان و در نتیجه به زندگی ایدئال خود (زودتر از همیشه) برسید. علت این است که شما از زمانتان به طور مؤثرتری استفاده می‌کنید.

در واقع، این به معنای تسلط شما در هر استعدادی مانند بهره‌وری، مدیریت زمان و هدفگذاری است. در پس این موارد، هدف اصلی این است که زمانتان را مدیریت کنید و به زندگی ایدئال خود دست یابید؛

بنابراین، برنامه ریزی روزانه را به ‌عنوان ابزاری برای تحقق اهدافتان در نظر داشته‌باشید.

فواید برنامه ریزی روزانه

عادات روزمره‌ی افراد موفق و شناخته‌شده اغلب مورد بررسی قرار می‌گیرند و سایر افراد از آن‌ها پیروی می‌کنند. کتاب‌های بسیاری درمورد روش‌های برنامه ریزی روزانه تألیف شده‌اند که به طور گسترده مورد استفاده‌ی عموم قرار می‌گیرند؛ بنابراین، باور مشترکی وجود دارد که آن‌چه روزانه انجام می‌دهیم، تأثیر مستقیمی بر موفقیتمان دارد.

در ادامه، دلایل مهم و مفید بودن برنامه ریزی روزانه را ذکر کرده‌ایم:

۱. کارهای مهم را انجام ‌می‌دهید

همیشه در برنامه ریزی‌های روزانه وظیفه‌ای را که برایم مهم‌تر است، به عنوان اولین کار قرار می‌دهم. این بدین معناست که پیش از هر چیزی، روی اهداف و اولویت‌هایم متمرکز هستم. اگر این کار را انجام ندهم، از انجام وظایف بی‌پایان هرروزه‌ام (پاسخ دادن به تأمین‌کنندگان، توسعه‌ی محصول، مدیریت موجودی کالا، پشتیبانی مشتری و منابع مالی کسب‌وکار) بازمی‌مانم. تمام این موارد برای پیشبرد کسب‌وکارم بسیار مهم هستند؛ هم‌چنین، بسیار مشتاقم که برای رشد و توسعه‌ی کسب‌وکارم گام بردارم و اگر نسبت به چگونگی گذران وقتم حساس نباشم، وظایف روزمره تمام وقتم را می‌گیرند و دیگر زمانی برای انجام فعالیت‌هایی در جهت توسعه‌ی شغلی باقی نخواهد ماند.

به همین ترتیب، در زندگی شخصی هدفم این است که وقت بیش‌تری را با اعضای خانواده‌ام بگذرانم. من این زمان را در پایان روز کاری‌ خود برنامه‌ریزی می‌کنم و هم‌چنین برایم مهم است که مطالعه و ورزش روزانه داشته‌باشم. اگر برای این فعالیت‌ها زمانی را در نظر نگیرم، زمان بیش‌تری را صرف شغلم یا تعهدات دیگر خواهم ‌کرد که باعث می‌شود زمان کم‌تری را در کنار خانواده‌ام بگذرانم و از دیگر لذت‌ها و عادات خوب محروم باشم. در واقع، برنامه ریزی روزانه به من این امکان را می‌دهد که مطمئن باشم برای انجام کارهای مهم زمان مناسبی را صرف خواهم ‌کرد.

۲. احساس شادمانی و خوشبختی خواهید داشت

از فواید انجام کارها به طور هدف‌مند این است که رضایت بیش‌تری نسبت به زندگی خود خواهیم ‌داشت. مطالعات نشان داده‌اند که افراد تمایل دارند در پایان یک روز کاری، به دلیل کارهای مهمی که در طول روز انجام داده‌اند، احساس شادمانی داشته‌باشند؛ حتی اگر فقط چند دقیقه از زمانشان را صرف این کار کنند؛ هم‌چنین، بسیاری از افراد برای کارهای مثبت در زندگی روزمره‌‌ی خود برنامه‌ریزی می‌کنند؛ کارهایی مثل مطالعه‌ی نقل‌قول‌ها و مطالب انگیزشی که فقط چند دقیقه زمان می‌برند، اما تأثیر شگرفی در بالا رفتن روحیه و احساس خوشبختی افراد دارند.

۳. به کاهش استرس کمک می‌کند

وقتی برای برنامه ریزی روزانه خود وقت می‌گذارید، احساس می‌کنید که نظارت بیش‌تری روی وظایفتان خواهید داشت. این کار شما را به جای حالت منفعل، حتی در ساعاتی از روز، در وضعیت فعال قرار می‌دهد. ما اغلب هر روز صبح از خواب بیدار می‌شویم و کل روزمان را به پاسخ‌گویی به نیازهای اعضای خانواده، شغل یا شرایط پیش‌آمده خود اختصاص می‌دهیم. در واقع، بدون داشتن برنامه‌ی ‌معین روزانه، به فعالیت‌های روزمره اجازه می‌دهیم که مسیر حرکت ما را مشخص کنند؛ در حالی که داشتن یک برنامه ریزی روزانه این مسئله را به حداقل می‌رساند؛

هم‌چنین، به شما کمک می‌کند که بیش از حد خود را درگیر و متعهد نکنید، زیرا تصویری واضح‌تر از آن‌چه برای هر روز در نظر دارید، برایتان ترسیم می‌کند، نشان می‌دهد وضعیت شما چگونه است و آیا توان انجام آن‌ها را دارید یاخیر؛ به این تریب، برنامه‌ی شما کم‌تر شلوغ خواهد شد و استرس کم‌تری را نیز تجربه می‌کنید؛

علاوه بر این، داشتن یک برنامه ریزی روزانه می‌تواند به شما کمک کند تا زمانی را برای خود و اهدافتان تعیین کنید. می‌توانید در طول روز زمانی را برای فعالیت‌هایی در جهت رفع خستگی و فشار کاری، مانند استراحت کوتاه، نوشیدن آب و تمرینات کششی، در نظر بگیرید. بسیاری از افراد فعالیت‌های «مختص به خود» را در برنامه‌های روزمره گنجانده‌اند که شامل مواردی مانند مطالعه‌ی روزنامه، عبادت، مراقبه، ورزش و بازی‌های سرگرم‌کننده هستند.

۴. ساعات تفکر و تأمل را افزایش می‌دهد

برنامه ریزی روزانه به شما فرصتی می‌دهد تا در زندگی خود تفکر کنید و درمورد آن‌چه می‌خواهید به دست آورید، با خودتان روراست باشید. روزهای ما اغلب سرشار از لحظات شلوغ کاری و خانوادگی یا سرگرم شدن با شبکه‌های اجتماعی و تماشای تلویزیون است. یک برنامه ریزی روزانه زمان تفکر ارزش‌مندی را در اختیار ما می‌گذارد. به طور معمول، فرایند انجام برنامه ریزی روزانه‌ی من هر روز بین ۵ تا ۱۰ دقیقه طول می‌کشد، اما این زمان جالب‌توجهی است که کمک می‌کند که به اهدافم در زندگی فکر کنم و بکوشم آن‌ها را در اولویت قرار دهم. این کار باعث می‌شود که دائما آن‌چه را که می‌خواهم و به آن علاقه دارم، به نتیجه برسانم، متوجه شوم چه چیزی برایم بهتر است و در کدام زمینه‌ها نیازمند پیشرفت هستم تا بتوانم بیش‌ترین بهره را از ساعات روز ببرم. به نظر می‌رسد این یک مزیت کوچک برنامه ریزی روزانه باشد، اما پژوهش‌ها نشان می‌دهند که هرچه میزان پیشرفت اهدافمان را بیش‌تر ارزیابی کنیم، احتمال دستیابی به آن‌ها بیش‌تر می‌شود؛ بنابراین، تفکر عامل بزرگی برای موفقیت در برنامه ریزی روزانه است.

۵. اهدافتان را دنبال می‌کنید

همه‌ی ما در طول زندگی اهدافی را تعیین کرده‌ایم که یا روزانه برایشان کار و تلاش می‌کنیم و به موانع گوناگون برمی‌خوریم یا در طی زمان از تلاش برای رسیدن به آن‌ها دست کشیده‌ایم. یکی از بزرگ‌ترین مزایای برنامه ریزی روزانه این است که شما را در مسیر رسیدن به هدف هایتان متمرکز نگه می‌دارد و به شما این امکان را می‌دهد که هر روز قدم‌های کوچکی بردارید تا نهایتا به اهداف بزرگتان نزدیک‌تر شوید.

مطالعات ثابت کرده‌اند که در صورت داشتن یک برنامه‌ریزی صحیح، احتمالا به اهدافی که از پیش تعیین کرده‌‌ایم می‌رسیم. پژوهشی در دانشگاه هاروارد وجود دارد که دانشجویان را ۱۰ سال پس از فارغ‌التحصیلی ردیابی می‌کند و نشان می‌دهد دانشجویانی که اهداف خود را با برنامه‌های مشخص نوشته‌اند، نسبت به دانشجویانی که هیچ هدفی ندارند یا اهداف بدون برنامه دارند، ۱۰ برابر درآمد بیش‌تری کسب می‌کنند. (بله؛ ۱۰ برابر بیش‌تر!) برنامه‌ریزی منسجم اهدافتان را در اولویت قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا در مسیر دستیابی به اهدافی که در نظر دارید، پرقدرت پیش بروید.

تکنیک‌های برنامه ریزی روزانه

رویکردهای مختلفی برای تنظیم روز شما وجود دارند. ما ۲ روش برجسته را توضیح می‌دهیم که یکی از آن‌ها بسیار محبوب است. با استفاده از هر ۲ تکنیک می‌توانید با در نظر گرفتن کل روزتان، ساعات کار خود را مدیریت کنید.

تکنیک ۱ برنامه ریزی روزانه: به انجام رساندن کارها (GTD)

آیا شما هم موارد زیر را تجربه می‌کنید؟

• از تعداد وظایفی که باید دنبال کنید، ترسیده‌اید؛
• نگران فراموش شدن جزئیات کوچک هستید؛
• در شغل و زندگی خود نقش‌های زیادی دارید؛
• بسیاری از پروژه‌ها را شروع می‌کنید، اما در به پایان رساندن آن‌ها مشکل دارید.

اگر پاسختان «بله» است، باید از دیوید آلن (David Allen)، خالق GTD، نکاتی را یاد بگیرید که بیاموزید چگونه وظایف کاری خود و همه‌ی کارهای دیگر را به‌درستی سازمان‌دهی کنید.

سیستم مدیریت کار GTD بر اساس حقیقتی ساده ساخته شده‌است؛ این حقیقت که هرچه وظایف شما در لیست انجام کار بیش‌تر باشند، تصمیم گیری در‌مورد آن‌چه نیاز به توجه دارد، برایتان دشوارتر می‌شود.

این امر هم‌چنین باعث می‌شود که علاقه برای لیست‌های انجام کار کم شود، زیرا ممکن است به جای این‌که وظایفتان را عملی کنید، فقط به فکر انجام آن‌ها باشید؛ در نتیجه، ممکن است به استرس و آشفتگی دچار شوید.

آلن متوجه شد که مغز انسان در پردازش اطلاعات بسیار بهتر از ذخیره‌ی آن‌هاست و این جزئیات اساسی را در روش GTD قرار داد که به کمک آن می‌توانید از شر نا‌بسامانی ذهنی خلاص شوید و کارهایتان را به‌موقع انجام دهید. این جزئیات شامل تنظیم گردش کار است و پس از انجام این کار می‌توانید وظایفی را که باید در هر لحظه انجام دهید، بدون نگرانی از این‌که چیزی را فراموش ‌کنید، تشخیص دهید.

روش GTD شامل ۵ عمل ساده است که به شما کمک می‌کند تا آشفتگی مغزتان را برطرف و روز خود را سازمان‌دهی کنید:

• همه‌چیز را ثبت کنید. فکر کردن به این‌که «من باید این کار را انجام دهم» یا «این اتفاق باید در این زمان بیفتد» کافی نیست. هرآن‌چه از ذهن شما عبور می‌کند، یک عمل یا یک نیاز است و باید آن را ثبت کنید. اگر موردی در دفترچه‌ی یادداشت شما جا بماند، از توجه شما نیز دور می‌شود.
• شفاف‌سازی کنید. روی همه‌ی ‌چیزهایی که ثبت کرده‌اید، کار کنید؛ (فقط هنوز سعی نکنید آن‌ها را کامل کنید!) سپس مراحل بعدی را برنامه‌ریزی کنید. تصمیم بگیرید که موارد مختلف در کدام دسته‌بندی هستند، در دسته‌ی «مرجع»، «پروژه» یا «اقدام بعدی»؟
• سازمان‌دهی کنید. همه‌چیز را در جای خود قرار دهید. تاریخ‌های مهم را به تقویمتان اضافه کنید، وظایف را به افراد دیگر محول کنید و همه‌چیز را مرتب کنید.
• مرور کنید. برگه‌ها را در لیست خود نگه دارید و فراموش نکنید که آن‌ها را اصلاح و به‌روز کنید.
• مشغول شوید. کار روی وظایفی را آغاز کنید که بیش‌ترین اهمیت را دارند.

GTD به یادگیری نحوه‌ی برنامه ریزی روزانه و سازمان‌دهی از قبل نیاز دارد، اما به طور قطع در طولانی‌مدت نتیجه‌بخش خواهد بود. با استفاده از این روش، هرگز نگران از دست دادن جلسه یا فراموش کردن ضرب‌الاجلی نخواهید بود؛ در عوض، همه‌ی کارهایتان مرتب شده‌اند و می‌توانید زمان خود را به‌درستی اولویت‌بندی کنید.

حال، بیایید هر تمرین را با جزئیات بررسی کنیم:

مرحله‌ی ۱: همه‌چیز را ثبت کنید

اولین و مهم‌ترین قدم برای GTD این است که تمام اطلاعات و کارهای روزمره‌ی خود را در مغزتان ذخیره نکنید؛ درعوض، موارد، ایده‌ها و وظایف خود را در «صندوق ورودی»، دفترچه‌ی ملموس یا برنامه‌ی دیجیتالی مانند برنامه‌ریز، تقویم یا برنامه‌ی مدیریت کار، ضبط و ذخیره کنید.

سرانجام، با ثبت‌ افکارتان می‌توانید از نابسامانی ذهنی‌ خود بکاهید. نگران تنظیم این کارها و موارد نباشید. در یکی از مراحل زیر به آن خواهیم رسید.

مرحله‌ی ۲: شفاف‌سازی کنید

اکنون به بخشی رسیده‌ایم که می‌آموزید چگونه روز کاری خود را سازمان‌دهی و همه‌چیز را در صندوق ورودی خود مرتب کنید. هر مورد را در صندوق ورودی خود مرور و یکی از روش‌های زیر را روی آن‌ها اِعمال کنید:

• اگر کار کم‌تر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله آن را کامل کنید؛
• اگر می‌توان این کار را واگذار کرد، آن را به شخص دیگری واگذار کنید؛
• در صورت نیاز به تکمیل موردی در تاریخ یا زمان مشخص، تاریخ سررسید را یادداشت کنید؛
• اگر کار پیچیده است، اقدامات و مراحل بعدی‌ای را که باید برای پیش‌برد آن انجام دهید، مشخص کنید.
• همیشه مطمئن شوید که اطلاعات را، هرچه بیش‌تر، به وظایفتان اضافه می‌‌کنید و کارهای خود را انجام می‌دهید.

مرحله‌ی ۳: سازمان‌دهی کنید

پس از نوشتن تمام وظایف خود و افزودن هرچه‌ بیش‌تر اطلاعات، زمان آن است که آن‌ها را مرتب کنید. روش‌های بی‌شماری برای سازمان‌دهی وظایف خود با روش GTD وجود دارند، اما متداول‌ترین آن‌ها استفاده از ترکیبی از پروژه‌ها و برچسب‌هاست، مانند برنامه‌هایی هم‌چون تودوئیست (Todoist) یا آسانا (Asana).

شما باید موارد را در یکی از ۲ دسته‌ی «کار» یا «پروژه» قرار دهید. طبق فلسفه‌ی GTD، پروژه کاری است که برای تکمیل آن به مراحل بیش‌تری احتیاج است. مطمئن شوید که مراحل بعدی خود را برای هر کار یادداشت می‌کنید و برای آن موعد انجام تعیین کنید.

مرحله‌ی ۴: بررسی کنید

این مرحله کاملا توضیحی است. هر هفته زمانی را اختصاص دهید تا تمام وظایف خود را بررسی کنید، تمام آن‌چه را که انجام داده‌اید خط بزنید، کارهای جدید را اضافه و سازمان‌دهی کنید و اقدامات بعدی را نیز تشخیص دهید. آلن این مرحله را «عاملی مهم برای موفقیت» می‌داند. بررسی و به‌روزرسانی مداوم وظایفتان باعث می‌شود که مطمئن شوید فقط کارها را انجام نمی‌دهید، بلکه کارهای درستی را انجام می‌دهید.

مرحله‌ی ۵: درگیر شوید

در این مرحله، تمام زحماتی که برای برنامه ریزی روزانه کشیده‌اید، نتیجه می‌دهند. با این مرحله، شما باید سیستمی را ایجاد کرده‌باشید که از کارهای عملی‌ای که در دسته‌های منطقی سازمان یافته‌اند، تشکیل شده‌باشد؛ بنابراین، وقتی کار را شروع می‌کنید، دیگر نمی‌پرسید که «بعدش باید چه کاری انجام دهم؟» و با قرار دادن تمام وظایف خود روی کاغذهای فیزیکی یا دیجیتالی، تفکراتتان را در یک برنامه عملی مرتب کردید؛ علاوه بر این، می‌توانید از شر همه‌ی شلوغی‌های روحی و روانی که شما را تحت ‌فشار قرار داده‌اند، خلاص شوید.

لیست‌های GTD

برای شروع کار با GTD باید وظایف خود را به طور کارآمد روشن و آن‌ها را سازمان‌دهی کنید. بهترین راه برای انجام این کار تهیه‌ی لیست است، چه روی کاغذ و چه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت کار روی گوشی یا کامپیوتر.

انواع مختلفی از لیست وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را تهیه کنید:

• لیست «کنونی»: این اولین لیست اساسی و نامرتب شماست. از آن برای نوشتن افکار و وظایفی که به ذهنتان خطور می‌کنند، استفاده کنید. در صورت تمایل، همه‌چیز را در دفترچه‌ی یادداشت یا تلفن هوش‌مند خود یادداشت برداری کنید. حتی می‌توانید چندین لیست «کنونی» داشته‌باشید؛ به عنوان مثال، یکی در برنامه‌ریز و دیگری در گوشی‌تان. پس از نوشتن تمام وظایف خود، سازمان‌دهی آن‌ها را با اولویت‌بندی شروع کنید.
• لیست «اقدامات بعدی»: لیست «اقدامات بعدی» باید شامل مواردی باشد که در اسرع‌وقت آن‌ها را انجام خواهید داد. می‌توانید موارد موجود در این لیست را بر اساس اولویت، تاریخ سررسید یا شاید «به‌زودی» انجام دهید. به یاد داشته‌باشید که شما همیشه باید کارهای کوتاه (آن‌هایی که کم‌تر از ۲ دقیقه طول می‌کشند) را فوری انجام دهید.
• لیست «در انتظار»: این لیست باید برای همه‌ی کارهایی که به دیگران واگذار کرده‌اید یا کارهایی که هنوز نمی‌توانید انجامشان دهید، استفاده شود؛ زیرا شخص دیگر ابتدا باید کار دیگری را انجام دهد. وقتی کاری را یادداشت می‌کنید، همیشه تاریخ فعلی را بنویسید؛ به این ترتیب، می‌توانید به همکاران خود ایمیل بزنید و جمله‌ای مانند «من هنوز منتظر گزارشی هستم که گفتید به‌زودی تمام می‌کنید» را بنویسید.
• لیست «روزی/ شاید»: این لیست برای همه‌ی پروژه‌هایی است که می‌خواهید روزی محقق شوند، اما از اهمیت چندانی هم برخوردار نیستند. می‌توانید مواردی مانند «عوض کردن تابلوی بزرگ در اتاق نشیمن» یا «راه‌اندازی وبلاگ خود» را در این لیست یادداشت کنید. حتی اگر وظایف موجود در این لیست خیلی مهم نیستند، شما هم‌چنان باید این لیست را به صورت هفتگی مرور کنید، مطمئن شوید که این وظایف را فراموش نمی‌کنید و هر وقت که زمان کافی داشتید، کار را شروع می‌کنید.

تقویم

تقویم برای همه‌ی کارهایی که به زمان و تاریخ حساس هستند، عالی است. به این ترتیب، می‌توانید کارهای خود را بهتر تنظیم کنید. کارهایی که لازم نیست به‌زودی انجام شوند. در لیست «اقدامات بعدی» شما باقی می‌مانند. بنابراین، بعدا می‌توانید آن‌ها را حل‌وفصل کنید. اگر دوست ندارید تقویمی را روی دیوار یا میز کارتان نگه دارید. پس باید طور دیگری سازمان‌دهی کنید و تقویم گوگل (Google Calendar) را به کار بگیرید.

کاملا محتمل است که چندین کار را، مانند خواندن چیزی، در یکی از لیست‌های خود داشته‌باشید. خواندن/ بازبینی یک پوشه برای چنین مواردی مفید خواهد بود. این کار می‌تواند یک پوشه‌ی فیزیکی یا دیجیتالی باشد که شامل تمام اسناد، مدارک یا کتاب‌هایی است که باید بخوانید. وقتی چند دقیقه وقت اضافی در صف انتظار مطب پزشک یا هنگام ناهار دارید، این پوشه‌ها را همیشه در ‌دسترس داشته‌باشید.

GTD یک روش بهره وری است که می‌تواند زندگی شما را از آشفتگی به سبک زندگی متعادل و کامل تبدیل کند. GTD به شما کمک می‌کند که وظایف کاری و هم‌چنین بقیه‌ی روزتان را سازمان‌دهی کنید، زیرا این امر در میزان خوب انجام دادن کار نیز تأثیر می‌گذارد.

تکنیک ۲ برنامه ریزی روزانه: برنامه‌ی داوینچی (Da Vinci)

برنامه‌ی داوینچی دومین روشی است که به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه با برنامه ریزی روزانه و سازمان‌دهی روز مؤثرتری داشته‌باشید. این روش، که آدریان ایلیوپولوس (Adrian Iliopoulus) آن را توسعه‌ داده‌است، به شما امکان می‌دهد که برنامه‌هایی را تنظیم کنید که زندگی‌تان را هدف‌مند، سرگرم‌کننده و خلاقانه‌تر کنند.

ایده‌ی اصلی «برنامه‌ی داوینچی» یادگیری این است که:

• خلاق باشید و هر روز وارد جریان کار شوید؛
• اجازه ندهید که وقفه‌ها جریان شما را خراب کنند؛
• اهمال کاری را متوقف کنید و کارها را انجام دهید؛
• مطمئن شوید که فرسودگی شغلی را تجربه نمی‌کنید؛
• تعادل مناسب بین کار و بازی ایجاد کنید.

جالب است بدانید که بعد از یک وقفه‌ی کاری، ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا دوباره به مسیر خودتان برگردید.

برنامه‌ی داوینچی می‌تواند کمکتان کند که مطمئن شوید کار شما را خسته نمی‌کند، زیرا فعالیت‌های روزمره‌ی شما را به‌ گونه‌ای تنظیم می‌کند که هر روز برای فعالیت‌های آرامش‌بخش، کارهای سخت‌تر و ساده‌تر وقت کافی داشته‌باشید.

بسیاری از افراد پیشنهاد می‌کنند که برنامه‌ریزی هفتگی خود را از روز شنبه آغاز کنید؛ اما آیا این بهترین ایده است؟ خالق برنامه‌ی داوینچی توصیه می‌کند که برنامه‌ریزی را از عصر جمعه شروع کنید. همان طور که او اشاره کرد. صبح شنبه معادل «ساعات اولیه‌ی کل هفته» است.

ذهن ما همیشه صبح آرام است و می‌تواند بهره‌وری بیش‌تری داشته‌باشد. شنبه، یک‌شنبه و دوشنبه ساعات اولیه‌ی هفته هستند؛ بنابراین، برای استفاده از این روزها، باید کارهای خود را روز جمعه برنامه‌ریزی کنید.

همان طور که آدریان اشاره کرد، پیچیده‌ترین قسمت برنامه‌ریزی «اولویت‌بندی» است. او توصیه می‌کند که باید با خودتان صادق باشید و وظایف را با توجه به اهمیت آن‌ها و میزان کارهایی که برای انجام آن‌ها باید عملی کنید، به‌دقت طبقه‌بندی کنید.

در ادامه، برنامه‌ی روزانه و هفتگی آدریان را آورده‌ایم:

عناصر (اصول) روز عبارت‌اند از:

• روال صبحگاه؛
• کار عمیق و سخت؛
• کار عمیق و نرم؛
• مدیریت امور؛
• ورزش کردن؛
• امور اجتماعی؛
• سرگرمی.

حال، بیایید هریک را با جزئیات بیش‌تری توضیح دهیم.

روال صبحگاه

مهم است که هر روز درست شروع شود. به جای کمی بیش‌تر خوابیدن و سپس عجله برای رسیدن به محل کار، روال معمول خود را بیابید که به شما کمک می‌کند از خواب بیدار شوید. هر کاری را که موجب خشنودی‌تان می‌شود، انجام دهید. صبحانه بخورید، قهوه بنوشید یا حتی برای دویدن بیرون بروید. این‌ها چیزهای کوچکی هستند که می‌توانند تفاوت چشم‌گیری را در روز شما ایجاد کنند؛ هم‌چنین، می‌توانید یک برنامه‌ی شبانه داشته‌باشید تا به شما کمک کند که قبل از خواب بدون استرس باشید. همه‌ی افراد موفق در برنامه ریزی روزانه خود، یک برنامه‌ی شبانه هم دارند و شما نیز باید همین کار را انجام دهید.

کار عمیق

کار عمیق به ۲ دسته تقسیم می‌شود: کار سخت و کار نرم.

کار سخت به همه‌ی وظایفی گفته می‌شود که به نظرتان چالش‌برانگیزند، در حالی که کار نرم تمام آن کارهایی هستند که انجامشان راحت‌تر است. مطمئن شوید که از شنبه تا دوشنبه کارهای سخت را انجام می‌دهید و در روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه به کارهای نرم رسیدگی می‌کنید.

مدیریت امور

مدیریت امور شامل کارهایی از قبیل پاسخ به ایمیل‌ها، زمان‌بندی و شرکت در جلسات، سازمان‌دهی اسناد، سفارش لوازم و غیره است. مهم است محاسبه کنید که چه مدت برای انجام این کارها لازم است؛ بنابراین، می‌توانید هر روز برایشان وقت بگذارید.

ورزش، امور اجتماعی و سرگرمی

برای جلوگیری از فرسودگی شغلی، باید هر روز وقت بگذارید تا بتوانید آرام باشید، با دوستان و خانواده‌ی خود وقت بگذرانید و بازی کنید. سرگرمی به معنای انجام کلیه‌ی فعالیت‌هایی است که شما را راضی می‌کنند، از انجام مختلف بازی‌ها گرفته تا تماشای فیلم یا خواندن کتاب.

برنامه‌ی داوینچی با روش GTD کمی متفاوت است، زیرا کل روز را در بر می‌گیرد و به شما امکان می‌دهد که یک برنامه‌ی روزمره تنظیم کنید. با این حال، این روش در طول روز کاری شما که GTD انجام می‌دهد، از عهده‌ی سازمان‌دهیِ وظایف با جزئیات زیاد برنمی‌آید؛ بنابراین، با ترکیب این ۲ روش می‌توانید سیستمی را برای سازمان‌دهی کل روز خود به روش متعادل‌تری ایجاد کنید؛ برنامه‌ای که کمک می‌کند کارها را در زمان مختص به خودشان انجام دهید و در ساعات دیگر، از برنامه‌ی سرگرمی خود لذت ببرید تا مطمئن شوید که دچار فرسودگی شغلی نمی‌شوید.

نکاتی ساده برای برنامه ریزی روزانه در یک روز کاری

اگر به این ۲ روش علاقه ندارید، در ادامه توصیه‌های بیش‌تری را در‌مورد چگونگی تنظیم وظایف کاری و برنامه ریزی روزانه ارائه کرده‌ایم:

۱. افکار خود را بنویسید

در پایان روز کاری خود ۵ تا ۱۰ دقیقه وقت بگذارید که وقایع را در دفترچه‌ای بنویسید و روزتان را ارزیابی کنید. آن‌قدر در سر ما فکر وجود دارد که پردازش و جمع‌آوری افکار، بدون نوعی خروجی، تقریبا غیرممکن است.

در پایان روز کاری، بیش‌تر افراد می‌خواهند هرچه سریع‌تر به خانه بروند؛ بنابراین، کار و استرس‌های مربوط را با خود به خانه می‌آورند. مطالعه‌ی روان‌شناسان UCLA نشان داد که بیان کلامیِ احساسات خود، چه با کسی صحبت کنید و چه آن‌ها را بنویسید، به شما اطمینان می‌دهد که شدت احساسات منفی کم‌تر می‌شود؛ بنابراین، به جای این‌که هر عصبانیت یا استرسی را با خود به خانه بیاورید، آن را در دفترچه‌ی یادداشت خود بنویسید.

۲. از قبل برنامه‌ریزی کنید

اکنون که همه‌ی عصبانیت و ناامیدی خود را از بین برده‌اید، در موقعیتی هستید که می‌توانید برای روز بعد برنامه ریزی روزانه خود را تنظیم کنید تا احتمال کارآمد بودن آن را افزایش دهید. دفترچه‌ی یادداشت دیگری را بیرون بیاورید و وظایف خود را برای فردا بنویسید. اهمیت این وظایف را نیز بنویسید و دفترتان را کنار بگذارید، زیرا ناخودآگاهِ شما از بقیه‌ی امور مراقبت می‌کند و مطمئن باشید که فردا وقتی برای کار می‌رسید، خیلی جلوتر از خودآگاهتان هستید.

چالش‌ها و عدم تمرکز ها همیشه به وجود می‌آیند؛ بنابراین، در اهدافتان واقع‌بین باشید و اگر وقت نکردید کاری را انجام دهید، خودتان را سرزنش نکنید؛ فقط مطمئن شوید که کار عقب‌افتاده را به بالای لیست فردا اضافه ‌کرده‌اید.

۳. فضای کار خود را مرتب کنید

فضای کاری به‌هم‌ریخته مساوی است با ذهن به‌هم‌ریخته. اگر میز کارتان آشفته است، چگونه می‌توانید انتظار داشته‌باشید که روز کاری شما بدون حواس‌پرتی ناخواسته جریان یابد؟ میز کارتان را به همان شکلی منظم کنید که دوست دارید ذهنتان باشد؛ یعنی به‌ دور از هر گونه بی‌نظمی و حواس‌پرتی.

برای دسکتاپ کامپیوترتان نیز همین روال را در پیش بگیرید. فضای دسکتاپ خود را مرتب کنید تا در انجام وظایفتان، از جمله بررسی ایمیل، به‌راحتی کار کنید.

۴. چند کار را هم‌زمان انجام ندهید

طبق مطالعه‌ای که توسط دانشگاه کالیفرنیا ایروین (University of California Irvine) انجام شده‌است. پس از این‌که تمرکز خود را از کاری دور کردید، به طور متوسط ​​۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا بتوانید دوباره متمرکز شوید. بنابراین، وقتی تصمیم گرفتید که کاری را به اتمام برسانید. حتما خود را از همه‌ی عوامل حواس‌پرتی خلاص کنید.

تا زمانی که کار کامل شود یا زمان اختصاص‌داده‌شده برای کار سپری شود، از تمام شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، اینترنت و چیزهای دیگر دوری کنید. از تایمر استفاده کنید و با «یک ساعت کار بدون وقفه» شروع کنید. اگر صدای محیط بیش ‌از ‌حد است، موسیقی پخش کنید تا عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید و به تمرکزتان کمک کنید. به همکارانتان بگویید که چه کاری انجام می‌دهید و از آن‌ها بخواهید که مزاحمتی برایتان ایجاد نکنند.

۵. به قانون ۲۰-۸۰ اعتماد کنید

بیش‌تر کارهایی که انجام می‌دهیم چندان مهم نیستند. اما چون کارهای ساده‌تری هستند و انجامشان می‌تواند سطح دوپامین را در مغز افزایش دهد. تمایل داریم زمان زیادی را صرف آن‌ها کنیم؛ در حالی که کارهای مهم‌تر را به تأخیر می‌اندازیم. این فرایند باعث درگیری غیرضروری می‌شود. بنابراین، ابتدا با پرداختن به موارد مهم‌تر، وقتی نوبت به انجام سایر کارهای کم‌معنی دیگر می‌رسد. می‌توانید با احساس موفقیت و رضایت بیش‌تر این کارها را انجام دهید.

۶. ایمیل خود را مدیریت کنید

ایمیل تجارتی بی‌نظم است و مانند بسیاری از کارهای دیگر، به‌ندرت فوری است. برای سازمان‌دهی ایمیل خود وقت بگذارید تا هنگامی که وارد آن می‌شوید. همه‌ی چیزهای مهم به طور مؤثر و منظم در حال اجرا باشند. نظم‌دهنگان ایمیل دسکتاپ، مانند Mailbird (برای ویندوز) یا Airmail (برای Mac). ابزار بسیار خوبی برای این امر هستند و به‌خصوص برای افرادی که باید چندین حساب ایمیل را مدیریت کنند. بسیار مفید واقع می‌شوند.

اصول اساسی برنامه ریزی روزانه

لورا واندرکام  (Laura Vanderkam) در بررسی برنامه ریزی روزانه افراد موفق به نتیجه‌ای جالب دست یافته است. تقریبا همه این افراد، روال مشخصی برای برنامه ریزی روزانه خود دارند. اما پارامترهای مشترکی در برنامه ریزی روزانه تمام این افراد وجود دارد:

۱. از واکنش دست بردار

پس از بیدار شدن از انجام دادن کارهایی  که رفتارتان را تحت تاثیر قرار می دهد مثل چک کردن ایمیل، تلگرام، لینکدین، فیسبوک و … پرهیز کنید. گورو تیم (guru Tim) نویسنده کتاب پرفروش «چهار ساعت کار هفتگی» می‌گوید: «من سعی می‌کنم ۸۰ یا ۹۰ دقیقه ابتدای روزم کمترین تنوع را داشته باشد و فکر می‌کنم تعیین روالی  مشخص در برنامه‌ ریزی روزانه موجب کاهش عصبانیت و  افزایش بهره‌وری می‌شود.»  ‎
برنامه ریزی روزانه ما اغلب تا حدودی استرس‌آور است. صبح که شروع می‌شود انگار اتفاقات خود به خود در حال افتادن هستند و قرار است با چیزی مسابقه بدهیم. ایمیل‌های زیادی منتظرخوانده شدن هستند و به نظر می‌رسد از همان ابتدای روز، از چیزی نا معلوم، عقب مانده‌ایم. تکنولوژی  دنیای مدرن از همان ابتدای روز، سیل عظیمی را به سمت شما پرتاب می‌کند. و شما به این سیل واکنش نشان می‌دهید. واکنش، کنش و واکنش تا  زمانیکه روز تمام می‌شود و آنقدر خسته‌ می‌شوید که توانایی انجام کارهای مهم را ندارید.

اولین نکته در برنامه ریزی روزانه این است که  به دور از این شلوغی‌ها و بدون اینکه این خواسته‌ها به شما تحمیل شود از خواب بیدار شوید. اما حالا که از این سیل دوری کردید، چه باید بکنید؟

۲. در برنامه ریزی روزانه ۳ کار مهم را مشخص کن

همه کارها دارای اهمیت یکسان نیستند؛ بیشتر ما با دو نوع کاملا متفاوت از کارها مواجه هستیم، سطحی و پیچیده. کارهای سطحی مانند ایمیل، ملاقات‌ها، اطلاعات حرکت وسایل نقلیه و… کوچک هستند. و برای انجام شدن به استعدادهای شما نیازی ندارند. اما برای انجام کارهای پیچیده می‌بایست از توانایی‌هایتان بهره ببرید. کار سطحی از اخراج شما جلوگیری می کند؛ اما کار پیچیده موجب ارتقای شما می‌شود و می بایست اولویت داشته باشد. ‎

گری کِلِر (Gary W. Keller) در کتاب (همان یک چیز) می‌گوید.: اغلب انسان‌ها ۸۰ درصد نتایج مطلوب را از ۲۰ درصد کاری که انجام داده‌اند  به دست می‌آورند. پس بر روی همان ۲۰ درصد تمرکز کنیم. چه چیزهایی بیشتر موجب پیشرفت می‌شود؟ آن‌ها را انجام بدهید. سردرگم نباشید؛ مخصوصا در رابطه با آنچه نیاز دارید انجام بدهید. لازم نیست همه کارها را انجام بدهید. کارهای مهم‌تر را به صورت واضح مشخص کنید. (نهایتاً ۳ کار) و ما بقی کارها را تنها در صورتی انجام دهید که وقت اضافه داشته باشید؛ بدون استرس، رهایشان کنید. انسان‌هایی که اهدافشان را با عبارات دقیق مشخص می‌کنند. ۵۰ درصد بیشتر به رسیدن به افکارشان اطمینان دارند و ۳۲ درصد بیشتر احساس کنترل بر زندگیشان خواهند داشت.‎

خوب، حالا می‌دانید چه چیزی مهم است. پس  باید درباره زمان آن در برنامه ریزی روزانه خود فکر کنید.

۳. از «ساعات جادویی» برای ۳ هدف روز استفاده کن

همانطورکه اهمیت کارها یکسان نیست، ساعت‌ها هم ارزش یکسانی ندارند‎.

به عقیده دن اریلی (Dan Ariely) استاد روانشناسی و اقتصاددان رفتاری در دانشگاه دوک و نویسنده کتاب پیش بینی مسائل غیرمنطقی حداکثر بازدهی شما در روز  بین دو  تا  دو و نیم  ساعت می باشد. «واضح است که اغلب افراد بیشترین بازدهی را در ۲ ساعت اول صبح  دارند. البته نه  دقیقا بعد از بیدارشدن، به عنوان مثال اگر شما ساعت ۷ از خواب بیدار شدید. بین ساعت هشت تا ده و نیم  بیشترین بازدهی را خواهید داشت».‎
تحقیقات نشان می‌دهد، در طول روز، هوشیاری و حافظه. توانایی واضح فکر کردن و یادگیری، بین ۱۵ تا ۳۰ درصد در نوسان است. اغلب ما دو ساعت و نیم  تا چهار ساعت بعد از بیداری بیشترین بهره‌وری را داریم.

نتیجه‌گیری

با فهمیدن اینکه چگونه برنامه ریزی روزانه کنیم. و با استفاده از نکات ساده‌ی مطرح‌شده، مزایای بسیاری را تجربه خواهید کرد. که به شما کمک می‌کنند تا به‌موقع از محل کار خارج شوید و شب‌ها به‌وقت بخوابید. کارتان را به خانه نبرید، مگر این‌که خیلی مهم و ضروری باشد. زمان استراحت، سرگرمی و انجام کاری که دوست دارید. به اندازه‌ی زمانی که باید کار کنید، مهم است. به احتمال زیاد، از همان ابتدا در برابر این توصیه‌های مفید برای برنامه ریزی روزانه مقاومت خواهید کرد. اما اگر به آن‌ها پایبند باشید، به‌مرور متوجه افزایش بهره‌وری و کیفیت کار و هم‌چنین کیفیت زندگی‌تان خواهید شد. پیروزی‌ برای همه!

چگونه برنامه ریزی روزانه کنیم؟