چگونه زمانمان را مدیریت کنیم؟

چگونه زمانمان را مدیریت کنیم؟

شاید خیلی از مواقع این جملات را  بیان کرده باشید که وقت نمیکنم، وقت ندارم، سرم خیلی شلوغه و نمیرسم!

این موارد جملاتی هستند که معمولاً وقتی نمی توانیم زمان و کارهای خود را به خوبی مدیریت کنیم بیان می کنیم. سوال مهمی که در اینجا پیش می آید این است که تمام افراد تنها 24 ساعت در طول شبانه روز زمان دارند، اما چه اتفاقی می افتد که برخی همیشه به بهترین شکل ممکن کارهای خود را به پایان رسانده و بعضی دیگر دائماً سردرگم در میان فعالیت های مختلف هستند؟ قطعاً پاسخ این سوال چیزی به جز مدیریت زمان صحیح نخواهد بود! در این مقاله قصد داریم این مورد را به خوبی با یکدیگر بررسی کنیم و با بهترین نکات مدیریت زمان در بخش های مختلف زندگی آشنا شویم. پس تا پایان همراه ما باشید.

اهمیت مدیریت زمان

یادگیری این مهارت برای افرادی که هدفی دارند و نمیخواهند که عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی میدانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می‌توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.

بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

•  منجر به بهره‌وری و کارایی بیشتر می شود.
•  وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد.
•  استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
•  باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.
•  برابر است با استفاده بیشتر از فرصت ها.
•  منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
• باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.
•  باعث تقویت اعتماد به نفس می شود.
• موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.
• ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد : (عدم مدیریت زمان).
• عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.
• اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
• کیفیت کاری را پایین می آورد.
• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
• نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

دلایلی زیادی وجود دارد از جمله اینکه:

• نداشتن انگیزه
• ضعف در نه گفتن
• اشتباه در اولویت بندی
• تنبلی و اهمال کاری
• تمرکز همزمان روی چند کار
• کمال گرایی یا کامل گرایی
• استراحت نداشتن بین کارها
• نداشتن فهرست روزانه
• ورزش نکردن
• رویاهای بزرگ و غیر واقعی
• ضعف در مهارت تصمیم گیری
• ضعف در تفویض اختیار
• ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل

این 13 تا از مواردی است که یا در آنها ضعف داریم یا خوب نمی‌توانیم انجامشان دهیم که همه ی این ها مانند یک دومینو در رشد فردی ما تاثیرگذار هستند. رشد فردی که باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد می‌شود.

به عنوان مثال: زمانی که شما ضعف در نه گفتن داشته باشید، نه تنها وقت شما تلف خواهد شد بلکه باعث افزایش خجولی و کم شدن اعتماد به نفس و همچنین عزت نفستان خواهد شد.

نداشتن این 13 مورد دلیل بر نداشتن مدیریت بر روی زمان است و توجه و کسب آنها نیز به خودی خود تکنیکی برای افزایش  این مهارت در وجود شما هستند.

راه های مدیریت زمان

1. مرتب باشید

نیم ساعت اول هر روزتان را به برنامه ریزی رویتان اختصاص بدهید. ببینید می‌خواهید چه کار کنید و یک لیست از آن‌ها تهیه کنید. می‌توانید به این شکل در نظر بگیرید که چه کارهایی حتماً باید انجام شود و چه کسانی را باید ملاقات کنید. به چیزهایی که در لیست می‌نویسد مسئول پذیر باشید. برای فکرکردن، صحبت کردن و کارهایی با اولویت بالا زمان مشخص تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه موقع شروع و چه موقع کارها تمام کنید و طبق برنامه پیش بروید. برای یکجا نگه‌داشتن این برنامه‌ها از یک ابزار کمکی هم استفاده کنید.

بهترین زمان واسه کارهای طاقت‌فرسا زمانی هست که بیش‌ترین انرژی را دارید. از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید تا ببینید برای انجام یک کار خاص چقدر زمان صرف می‌کنید. با این روش شما هم می‌توانید زمان‌هایی که کارایی بالایی دارید را پیدا کنید. فقط مطمئن شوید مدت زمانی که صرف یک کار می‌کنید ارزشش را دارد. همین‌طور خیلی خوب می‌شود که در زمان‌هایی که منتظر یک نفر دیگر هستید تا کارش را تمام کند، کارهای کوچک دیگر را انجام بدهید.

2. دسته‌بندی کنید

کارها را به شکلی دسته‌بندی کنید که مهم‌ترین‌ آن‌ها در ابتدا باشند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک بکنید به‌دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که کارهای اصلی مانده است. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پر کنید، ناگهان می‌بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک مهم ندارید.

3. قانون 20-80 را دنبال کنید

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون 20-80 یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید که 80% نتایج از 20% تلاش‌ها حاصل می‌ شود. در فروش بدین معناست که 80% از فروش‌ها شامل 20% از مشتریان می‌ شود. ترفند آن چیست؟ کافیست 20 درصد از تلاش‌ها که 80 درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و بر روی انجام آن‌ها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.

4. هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید

هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید. بعد از تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه می‌توانید به آن‌ها نزدیک‌تر شوید. یک شبه درست نمی‌ شود، اما این لیست به شما کمک می‌ کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده‌ تر است و به ما کمک می‌ کند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.

5. اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه ریزی

یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می دهد، در این مقاله نیز نرم افزارها و تکنولوژی هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

1- واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد است.

2- نرم افزار تودویست-todoist   یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه است.

3- تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.

4- تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین

5- وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.

6- نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime

6. در مسیر درست باقی بمانید

یکی از کارهایی که در زندگی بسیار مهم و حیاتی است، این است که این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده‌ای که از زمان خود می‌توانم بکنم کدام است؟» و بعد از پیدا کردن جواب به کاری که در متن زیر از شما خواسته شده است عمل کنید.

توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد که در ادامه یکی از بهترین راه های تفکیک کردن کارها را برایتان توضیح داده ایم.

حتما بخوانید: چگونه برنامه ریزی روزانه کنیم؟

مدیریت زمان برای درس خواندن

1. وظایف خود را اولویت بندی کنید

شما با پیشرفت تحصیلات خود مباحث پیچیده تر و منابع بیشتری را مطالعه می کنید و مسئولیت پذیری شما بیشتر می شود. زمانی که از مدرسه به خانه می رسید، زمان کافی برای انجام کامل همه کارها را ندارید. عادت کنید مطالعه را با سخت ترین موضوعات و مهم ترین موارد شروع کنید. در حالی که هنوز سرحال هستید و انرژی دارید به سراغ سخت ترین موضوعات بروید این کار ادامه مطالعه شما را آسان تر می کند. می توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.

2. فضای مطالعه اختصاصی

نکته مهم برای مدیریت زمان این است که مکانی اختصاصی به دور از حواس پرتی پیدا کنید. جایی که بتوانید در آن تمرکز کنید. اگر می خواهید مکان مطالعه خود را تغییر دهید، به این نکته توجه کنید که مکانی که برای مطالعه انتخاب می کنید برای شما مناسب باشد.

3. انتخاب بازه زمانی

شما نه تنها باید یک مکان اختصاصی برای مطالعه فراهم کنید بلکه باید بازه های زمانی را برای تمرکز خودتان در نظر بگیرید. بازه های زمانی بین 40 تا 50 دقیقه زمان مناسبی برای مطالعه می باشد. این بازه زمانی بر اساس موضوع مطالعه و تمرکز شما می تواند بیشتر یا کمتر شود.

4. اولویت، تکالیف مدرسه

یکی از سخت ترین، مهم ترین و تاثیرگذارترین معیارهای مدیریت زمان در مطالعه آن است که اول تکالیف مدرسه را انجام دهید. بسیار آسان است که بگویید کارهای مدرسه را کمی دیرتر انجام می دهم و یا قبل از اینکه به تخت خواب بروم انجام می دهم، اما وقتی موقع آن فرا می رسد، دیگر تمایل و یا انرژی کافی برای انجام دادن تکالیف را ندارید. پس در سریع ترین زمان ممکن تکالیف مدرسه را انجام دهید.

5. استفاده از منابع مفید

با گذراندن دوره راهنمایی و دبیرستان راهی دانشگاه می شوید، کار عاقلانه ای است که از تجربیات و دانش دیگران برای پیشرفت خود استفاده کنید. دوستان باهوش، مدرسین، گروه های تحصیلی و حتی اینترنت می توانند منابع مفیدی برای مقابله با موضوعات پیچیده باشند و بیشترین تاثیر را در مدیریت زمان شما دارند.

با دفتر برنامه ریزی، مدیریت زمان بهتری داشته باشید

جدا از تمام مباحثی که در این مقاله گفته شد که می تواند به برنامه ریزی و مدیریت زمان بسیار کمک کند، یکی از بهترین راه ها برای برنامه ریزی مناسب، استفاده از چک لیست و یک نوع برنامه خاص می باشد که شما را هر روز، گام به گام به انجام کارهای روزانه نزدیک تر کند.

دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر، دقیقاً همین کار را برای شما انجام می دهد و برنامه ریزی را از همیشه آسان تر خواهد کرد؛ چرا که شما در این چک لیست، روزانه می توانید تمام کارهای خود را در آن یادداشت کرده، شکرگزاری داشته باشید، اتفاقات روزانه و مثبت را ثبت کنید، با جملات انگیزشی بمب انگیزه شوید، داستان های افراد موفق را بخوانید، با بهترین قوانین موفقیت آشنا شوید و در یک کلام، هر آنچه برای برنامه ریزی کامل و جامع به آن نیاز مندید را داشته باشید! فوق العاده است! تمام این امکانات را می توانید یکجا در اختیار داشته باشید! پس این فرصت را از دست ندهید و برای این که بهترین نوع برنامه ریزی روزانه را تجربه کنید، همین الآن چک لیست برتر را تهیه کنید.